W dzisiejszych czasach tworzenie kopii zapasowych danych jest koniecznością nie tylko z powodu powszechnych ataków hackerskich, ale także ze względu na istotne ryzyko utraty danych wskutek różnego rodzaju awarii sprzętu czy przypadkowego usunięcia przez samego użytkownika.
Backup to regularne tworzenie kopii zapasowych na wypadek utraty oryginalnych wersji danych w następstwie nieprzewidzianych okoliczności, takich jak awaria, błąd ludzki czy celowe działanie osób trzecich. Operacja backupu wykonywana jest cyklicznie, najczęściej w trybie dziennym i tygodniowym, a czas retencji danych zwykle nie przekracza jednego miesiąca.
Archiwizacja to również proces zapisu kopii danych, ale jej celem jest długoterminowe ich przechowywanie bez koniczności częstego dostępu. W zależności od rodzaju danych i ich przeznaczenia wykorzystywane mogą być różne nośniki, od dysków twardych poprzez nośniki optyczne, a nawet taśmy magnetyczne. W tym wypadku od prędkości dostępu ważniejsza jest trwałość zastosowanego nośnika odpowiednia do założonego czasu archiwizacji, który może sięgać nawet dziesięcioleci, oraz koszt samego nośnika i jego eksploatacji.