Dzisiejsze organizacje współpracując w silnie rozproszonym środowisku, a tym samym prowadząc ekspansję, dokonując przejęć oraz łącząc się z innymi podmiotami muszą nieustannie czuwać nad bezpieczeństwem zarówno systemów, jak i danych. Dlatego konieczne są rozwiązania z dziedziny DRM, które pomagają administratorom w sprawnym zarządzaniu i kontrolowaniu praw dostępu użytkowników do systemów, danych i plików. A to wszystko w celu skutecznej ochrony swoich organizacji przed potencjalnym ryzykiem utraty danych czy naruszenia bezpieczeństwa.
Konieczne jest zabezpieczenie poufnych danych przez cały cykl ich życia i wszędzie tam, gdzie się znajdują, bez względu na to, kto je posiada i gdzie są przechowywane. Najtrudniej jest chronić dostęp do danych, które opuszczają organizację na skutek przesłania ich mailem, udostępnienia łącza do pobrania lub przekazania ich na przenośnym nośniku. Tu również z pomocą przychodzą narzędzia DRM, które dzięki np. kontrolowanemu szyfrowaniu chronią nasze dane nawet wtedy, gdy pliki z wrażliwymi informacjami pozostają poza naszą organizacją i naszymi systemami.